Wat voorheen een uitzondering was, is tegenwoordig de normale gang van zaken: het thuiswerken. In verband met het voorkomen van de verspreiding van het coronavirus heeft de overheid al gedurende enige tijd het thuiswerkadvies ingesteld. Met het thuiswerken vervagen de grenzen tussen werk en privé ook steeds meer. Iedereen zal dit wel herkennen. Waar een werkgever op de werkvloer nog enig zicht heeft op wat werknemers doen, is dit anders wanneer werknemers vanuit huis werken. Hierdoor kan een werkgever de behoefte hebben om het (privé)gebruik van e-mail en/of internet van werknemers te controleren, maar is dit wel toegestaan?

Controle

In beginsel is het een werkgever toegestaan om voorwaarden te stellen aan het gebruik van e-mail en internet op de (thuis)werkvloer of om zelfs bepaald gebruik helemaal te verbieden. Hierbij moet de werkgever wel rekening houden met de privacy van de werknemers. Hun recht op privacy geldt namelijk ook op de thuiswerkvloer. Voordat een werkgever overgaat tot het monitoren van e-mail- en/of internetgebruik van werknemers, moeten de volgende factoren in acht worden genomen:

• Zijn werknemers vooraf geïnformeerd over (de aard van) de mogelijke monitoring van correspondentie en andere communicatie door de werkgever?

Als werkgever kun je een duidelijk reglement e-mail- en internetgebruik opstellen, waarin nadrukkelijk wordt opgenomen wat het doel is van het monitoren, hoe dit in beginsel kan worden gedaan en dat de werknemer hiervoor schriftelijk toestemming geeft. In dit reglement kun je ook een ‘gedragscode gebruik’ opnemen, zodat een werknemer precies weet wat is toegestaan en wat niet.

• Wat is de omvang van de monitoring en hoe ernstig is de inbreuk op de privacy van de werknemer (geweest)?

Het monitoren van een werknemer moet wel proportioneel zijn. Let hierbij op de duur van het monitoren. Zorg ervoor dat dit niet over een te lange periode gebeurt. Als werkgever moet je ervoor waken dat een werknemer niet onnodig wordt gemonitord. In een zaak bij het EHRM had een werkgever gedurende een periode van 9 dagen het internetgebruik van en werknemer gecontroleerd. Het Europees Hof achtte deze periode niet disproportioneel.

• Heeft de werkgever legitieme gronden ter rechtvaardiging van de monitoring?

Een voorbeeld van een legitieme grond voor het monitoren is als er signalen zijn binnen gekomen die een redelijk vermoeden geven dat de werknemer onrechtmatig handelt, bijvoorbeeld in strijd met de ‘gedragscode gebruik’.

• Is het mogelijk om een ander monitoringssysteem met minder indringendere methoden en maatregelen toe te passen?

Een alternatief voor het controleren zou zijn als de werkgever het voor een werknemer technisch onmogelijk zou maken om bepaalde activiteiten te verrichten. Te denken valt aan het toevoegen van bepaalde websites aan de zwarte lijst, zodat een werknemer deze websites niet kan bezoeken.

• Wat zijn de gevolgen van het monitoren voor de werknemer?

Als een werkgever bijvoorbeeld het e-mailgebruik van werknemers controleert om te zien of bedrijfsgeheimen zijn verspreid, dan mag een werkgever deze onderzoeksresultaten niet gebruiken om aan te tonen dat een werknemer onder werktijd privézaken regelt, als achteraf zou blijken dat geen bedrijfsgeheimen zijn uitgelekt. De resultaten van het onderzoek moeten voor het beoogde doel worden gebruikt.

• Zijn de werknemer adequate waarborgen geboden?

Een werkgever moet waarborgen treffen ten aanzien van de privacy van werknemers. Te denken valt aan de situatie waarin een werkgever privé e-mails van een werknemer heeft die onder werktijd zijn verzonden. Deze e-mails mag de werkgever pas lezen, nadat de desbetreffende werknemer met deze privé e-mails is geconfronteerd en het privégebruik ontkent.

Conclusie

Mag een werkgever het e-mail en/of internetgebruik van werknemers monitoren? Ja, in beginsel is dit toegestaan met inachtneming van de hierboven genoemde factoren. Kort en goed, zorg ervoor dat werknemers vooraf zijn geïnformeerd door een duidelijk e-mail- en internetgebruik protocol, waarin nauwkeurig staat omschreven dat monitoring kan plaatsvinden en met welk doel.